Ở cửa khẩu, hồ sơ phát sinh theo nhịp phương tiện, hàng hóa chứ không phải lúc nào cũng theo một quy trình hành chính cố định. Từ thực tế đó, Trung tâm Kiểm soát bệnh tật (CDC) tỉnh Quảng Trị đang lựa chọn cách cải cách theo hướng số hóa những khâu phù hợp, rút gọn quy trình và quan trọng nhất là không để thủ tục làm chậm hoạt động của người dân, doanh nghiệp.

Hành khách thực hiện thủ tục kiểm dịch y tế tại cửa khẩu.

“Doanh nghiệp chúng tôi thường xuyên có phương tiện, hàng hóa qua cửa khẩu nên thời gian làm thủ tục rất quan trọng. Việc tiếp nhận, hướng dẫn và xử lý hồ sơ hiện khá thuận lợi, những trường hợp phát sinh tại cửa khẩu cũng được hỗ trợ kịp thời. Giảm được thời gian chờ giúp doanh nghiệp giảm chi phí và chủ động hơn trong vận chuyển”, ông Đặng Thái Sơn, đại diện một doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Quảng Trị, chia sẻ.

Ở khu vực cửa khẩu, phương tiện và hàng hóa không chờ một lịch trình cố định. Hồ sơ có thể phát sinh theo từng chuyến xe, từng lô hàng; có trường hợp cần xử lý ngay tại chỗ. Bởi vậy, sự thuận lợi trong từng thủ tục không chỉ giúp người làm hồ sơ bớt thời gian chờ mà còn liên quan trực tiếp đến lịch trình vận chuyển và chi phí của doanh nghiệp.

Khối lượng công việc tại CDC tỉnh Quảng Trị cho thấy rõ áp lực ấy. Trong kỳ báo cáo quý II/2026, từ ngày 13/4 đến 12/6, Trung tâm tiếp nhận hơn 121.000 hồ sơ thủ tục hành chính. Riêng kiểm dịch y tế đối với phương tiện vận tải đường bộ có hơn 94.000 hồ sơ, kiểm dịch hàng hóa đường bộ hơn 24.000 hồ sơ; hơn 3.000 hồ sơ cấp giấy chứng nhận xử lý y tế và một số thủ tục khác. Toàn bộ hồ sơ được giải quyết, không phát sinh hồ sơ quá hạn.

Quý I trước đó, Trung tâm tiếp nhận và giải quyết hơn 96.000 hồ sơ, cũng không có trường hợp quá hạn. Với một đơn vị mà phần lớn thủ tục gắn trực tiếp với phương tiện, hàng hóa qua cửa khẩu, việc giữ cho một khối lượng hồ sơ lớn không bị ùn lại cho thấy hiệu quả cải cách rõ hơn nhiều so với những con số về kế hoạch hay văn bản được ban hành.

Từ yêu cầu thực tế đó, cải cách được Trung tâm bắt đầu từ những khâu rất cụ thể. Trung tâm đã đưa 100% thủ tục hành chính đủ điều kiện thuộc thẩm quyền vào thực hiện tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh; đồng thời số hóa 100% kết quả giải quyết thủ tục hành chính và áp dụng kho dữ liệu điện tử trên Hệ thống một cửa điện tử của tỉnh. Hồ sơ và kết quả giải quyết vì thế từng bước được đưa lên môi trường dữ liệu, tạo điều kiện cho việc quản lý, khai thác và tái sử dụng thông tin.

Nhưng đưa thủ tục lên môi trường số cũng đặt ra một vấn đề khác: cách làm nào thực sự phù hợp với đặc thù kiểm dịch tại cửa khẩu?

Trong hơn 121.000 hồ sơ của quý II, chỉ có 85 hồ sơ được thực hiện trực tuyến trên Cổng thông tin một cửa quốc gia tại cảng biển. Phần lớn hồ sơ còn lại phát sinh ở đường bộ, nơi cán bộ kiểm dịch phải xử lý trực tiếp theo tình trạng phương tiện và hàng hóa tại cửa khẩu. Vì vậy, tỷ lệ hồ sơ trực tuyến không thể đứng riêng để phản ánh đầy đủ hiệu quả cải cách ở lĩnh vực này.

Qua rà soát, Trung tâm nhận thấy một số quy trình dịch vụ công trực tuyến chưa hoàn toàn tương thích với yêu cầu chuyên môn. Với kiểm dịch y tế phương tiện vận tải, kiểm tra giấy tờ một phương tiện không quá 20 phút; kiểm tra thực tế có thể kéo dài từ 1-2 giờ, tùy loại phương tiện; trường hợp phải áp dụng biện pháp xử lý y tế lại phụ thuộc vào tính chất từng trường hợp. Trong khi đó, hệ thống dịch vụ công hiện cấu hình thời gian giải quyết chung là 1 giờ kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Sự khác biệt ấy càng rõ khi đặt vào điều kiện thực tế tại cửa khẩu. Phương tiện có thể đến không theo lịch, hồ sơ phát sinh đột xuất và có những trường hợp phải xử lý ngay tại hiện trường. Nhiều người điều khiển phương tiện hoặc chủ hàng là người nước ngoài nên khả năng tự thao tác trên dịch vụ công trực tuyến còn hạn chế. Khi hệ thống có lỗi hoặc độ trễ, hồ sơ thậm chí có thể bị ghi nhận “quá hạn” trên môi trường điện tử, trong khi công việc thực tế vẫn được giải quyết đúng quy định.

Vì thế, Trung tâm lựa chọn cách làm linh hoạt hơn thay vì áp dụng một khuôn chung cho mọi loại hình. Dịch vụ công trực tuyến được đề xuất triển khai đối với đường hàng không, đường thủy; với đường bộ và những thủ tục cần xử lý nhanh tại hiện trường, thực hiện kết hợp trực tiếp và trực tuyến. Cùng với đó là đề xuất rút gọn quy trình điện tử, điều chỉnh thời gian xử lý trên hệ thống sát thực tế hơn, nâng cấp hạ tầng và có cơ chế xử lý đối với những trường hợp quá hạn do lỗi kỹ thuật.

Điều chỉnh quy trình cũng đồng nghĩa với việc nhìn lại cách ứng dụng công nghệ. Với CDC tỉnh Quảng Trị, số hóa không phải để tạo thêm một bước thủ tục, mà phải giúp công việc được xử lý thuận lợi hơn. Một quy trình điện tử chỉ thực sự có ý nghĩa khi người dân, doanh nghiệp bớt thao tác, giảm thời gian chờ hoặc không phải đi lại nhiều lần.

Cùng với việc hoàn thiện quy trình, Trung tâm phải liên tục cập nhật những thay đổi của chính sách. Tháng 7/2026, sau khi Bộ Y tế ban hành quy định mới, Trung tâm rà soát 4 thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung và 1 thủ tục bị bãi bỏ trong lĩnh vực phòng bệnh, kiểm dịch y tế để tham mưu công bố danh mục mới. Sau khi UBND tỉnh công bố, Trung tâm tiếp tục xây dựng quy trình nội bộ giải quyết các thủ tục tương ứng.

Công nghệ dù được cải tiến đến đâu vẫn cần người trực tiếp xử lý hồ sơ. Tại Trung tâm, kiểm soát thủ tục hành chính được đưa vào các cuộc giao ban thường xuyên; trách nhiệm của cán bộ, viên chức trong giải quyết hồ sơ được gắn với đánh giá, xếp loại thi đua. Bởi phía sau một bộ hồ sơ là lịch trình của phương tiện, chi phí vận chuyển và công việc của doanh nghiệp.

“Cải cách hành chính phải được đo bằng sự thuận tiện, sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp và hiệu quả giải quyết công việc, chứ không đơn thuần bằng tỷ lệ hồ sơ trực tuyến. Đối với những thủ tục kiểm dịch cần xử lý ngay tại cửa khẩu, Trung tâm chủ trương ứng dụng công nghệ ở những khâu phù hợp, đồng thời tiếp tục rà soát, rút gọn quy trình để không phát sinh thêm thủ tục, thời gian chờ cho doanh nghiệp”, ông Nguyễn Kim Thành, Giám đốc CDC tỉnh Quảng Trị, nhấn mạnh.

Với người trực tiếp làm thủ tục, cải cách cuối cùng không nằm ở việc có thêm bao nhiêu phần mềm hay bao nhiêu quy trình được số hóa. Điều họ cảm nhận rõ nhất vẫn là phương tiện có phải chờ thêm hay không, hồ sơ có phải đi lại nhiều lần hay không và công việc có được giải quyết đúng lúc hay không. Khi những câu hỏi ấy được trả lời bằng sự thuận tiện thực tế, cải cách hành chính mới thực sự đi đến đích.

                                                                             Việt Linh